【意識するだけでOK】報告資料のやり直しが激減するズルい仕事術

こんな悩みを解決します。

仕事のスピードで周りと差をつけて、同僚や先輩より評価されるようになりたいと感じているあなたにもお役に立てる内容になっているので、ぜひ最後までご一読ください。

意識するだけで資料のやり直しが激減するズルい仕事術

仕事でやり直しを命じられる人にありがちな行動

仕事のやり直しが多い人にありがちな行動が、「ストーリーを決めきる前に仕事に取り掛かってしまう」ということです。

実はこれ、気を抜くと今でもよくやってしまいます。

皆さんもこんな経験をしたことがあるのではないでしょうか。

それでは、ここから仕事のやり直しを減らす具体的な3つの方法について解説していきますね。

やり直しを減らすためには結論ありきで考えるだけではだめ

上記のような資料のやり直しをすることになる1番の要因は「結論部分の詰めが甘い」ということです。

もちろん、結論から考えたり、ストーリーを考えてから資料を作るというのはよく言われているので、皆さんも基本的に意識して資料作りに取り掛かっていると思います。

しかし、私もそうだったのですが、自分では結論までストーリーが出来ていると思っても、他の人から見ると筋の通っていないストーリーになっていたり、必要な情報が足りていなかったりします。

だからこそ、自分では上手くできたと思った資料でも上司から修正ややり直しを命じられてしまうのです。

結論まで考えたら、箇条書きで良いので上司に共有する

最終判断をするのはあなたではなく上司という事実

資料を見て可否判断を下すのは誰でしょうか。
それは当然、上司です。

そんなこと皆わかっているよと言う方もいるかもしれません。
しかし、やり直しが多い人は本当の意味で可否判断を下すのが上司だということがわかっていません。

実は私はこの事実に入社年度が5年上の優秀と言われる先輩から指摘されて気づきました。

こう言われてハっとしました。

OKの基準がわかっていないとやり直しの有無は運ゲー

上司の求めているものを作ることを目標にするなんて、なんて意識の低いと思われる方もいるかもしれませんが、無駄な資料を作る無駄な時間こそが社会人として1番非生産的です。

それに、やり直しを減らして浮いた時間でより資料をグレードアップしたり新しい情報を探したりする時間を確保できると考えると、最低限度の基準を把握しておくというのは必要不可欠です。

どこまでやればOKかわからずに資料を作るというのは、記述式のテストで採点基準を把握せずに答案用紙に回答を書き殴っているのと同じにすら思えます。

進め方やアウトプットの方法まで共有できるとグッド

仕事のやり直しを激減させるためには、資料の結論と流れが出来た段階で箇条書きにして上司に一度共有することがベストです。

この段階なら、たとえ大きく修正になったとしても資料作りにそこまで時間をかけていないため、やり直しも少なくて済みます。

それに、不備があった時も早めにリカバリーが出来るので最終的な仕事の質も高まります。

Point！資料の事前共有だけでなく、途中結果の共有も忘れない

上司も人間である以上、見落としやうっかり忘れも必ずあります。

「最初に方向性とやり方を共有したからいいや」
と資料の途中段階を共有せず、いきなり最終形まで作って報告にいくと「ごめん、やっぱここ違うわ。やり直して」ということになりかねません。

というか、このパターン仕事で見てても非常に多いです。

なので、仕事のやり直しを減らすためには

という2段構えの対応を取ることをおすすめします。

あなたの周りで仕事ができるな～と思う人を見てみて下さい。
恐らくこの2つをきちんと実行されていると思います。