どうせ上司に報告するなら褒められたいし認められたいですよね。
こうなってくると、日々の報告が嫌になってきますよね。
でも、実は資料や報告の方向性は間違っていなくて、ただ単純にあなたの上司が重視するポイントを押さえた報告しているだけの可能性があります。
つまり、上司のタイプにあった報告の仕方になっていないだけかもしれません。
正直、こういうケースは非常に多くて、同じ内容でも上司の重視するポイントがメインに話を進めるような報告の仕方に変えるだけで提案が通るなんてことも多々あります。
とはいえ、上司がどんなことを重視していて、どんな報告の仕方をすれば通るかを判別するには何度も報告を繰り返す必要がありますし、手がかりもなしにダメと言われる報告を続けるのはしんどいですよね。
そこで今回は、あなたの上司を8種類に分類して、タイプ別に抑えておくべきポイントとタイプ別の評価されやすい報告方法の例を紹介していきます。
報告というのは社会人でいる限り必ずついてくるものですし、一度要点を押さえれば一生使える技術なので、わからなくなったらぜひ何度も読んで身に付けていって下さい。
上司のタイプによって報告の仕方を変えるべき理由
同じ報告でも上司によって報告の仕方を変えるべき理由、これはもうシンプルで「評価者によって何を重視するのかが異なるから」です。
例えば、買い物を思い浮かべてみて下さい。
あなたが今から新しく冷蔵庫を購入するとします。
判断材料はたくさんありますが、あなたはどんな項目を見て購入する冷蔵庫を決めますか？
それは野菜を新鮮に保てる保冷“機能”であったり、日立やパナソニックなどの“ブランド”だったりするかもしれません。もちろん“価格“や“口コミ”も重要ですよね。
でもこれらの項目ってだいたい全部検討するけど、最終判断のときにどの項目を1番重視するかって人によって違いますよね。
報告も同じです。
検討するために必要な材料は大体同じでも、最終決定を下すときに重視する項目というのは人によって異なります。
だからこそ評価されるためには同じ資料を使った同じ報告内容だとしても、上司によって報告の仕方を変えるべきなんです。
上司のタイプ診断モデル
それではここから上司のタイプを見極める方法について紹介していきます。
考えの基礎になっているのはイギリスのBelbinという方が考案した「理想的なチーム」を構成する9種のタイプを示したロールモデルです。
今のチームが理想的かどうかはさておき、チームで仕事を回すうえで必要な役割について有用な示唆を与えてくれるので、どれが自分の上司に1番近いか探しながら自分はどのタイプかも確認してみて下さい。
タイプ診断と報告Point
コーディネーター（調整者）
ビジョンや方向性を描いて共有したり、リーダシップをとって動くのが好きなタイプ
報告難易度：☆☆☆☆
あるべき姿や理想の姿という価値観を非常に重視するタイプです。
進むべき方向性やこうあるべきだという理想のゴールに対して共感してもらうことが重要となります。
基本的に他者との間に入って調整する能力も高いため、他社や他部門と協働する際は始めの段階で味方につけておきたいタイプ。
報告で押さえておくべきPoint
- あるべき姿、どこに向かって進んでいくのかが盛り込まれているか
- あるべき姿が思い浮かばない場合、もしくは自分で実行するには大変な場合、理想の姿を伝えたり実行する伝道師になってもらうことも有効
- あるべき姿に関わる制度や役割について相談すると協力してくれる可能性が高い
シェイパー（意思形成者）
短期間で結果や成果が見える仕事が好きなタイプ。
報告難易度：☆☆
コーディネーターとは逆で、あるべき姿や目的のようなものには共感しにくいタイプです。
報告では結果を重視するため、具体的な数値や成果が必要とされます。
提案の際は、1か月後までにこんな結果が出て、半年後にはこんな結果が出ると予想されますなど期間と具体例で結果をイメージさせることが重要です。
報告で押さえておくPoint
- 報告内容が抽象的になっていないか（数字や具体例が盛り込まれているか）
- 成果が出るまでの期間が明示されているか
- 短期間でのチェック項目を設けているか、チェック項目についての成果を明示しているか
プラント（創造者）
高い創造力や深い洞察をするのが得意な一方、人の統制や管理が苦手なタイプ
報告難易度：☆☆☆
何かを新しく考えることは得意な一方、大胆な決定やリーダシップを取るのは苦手で誰が言っていたかを重視するタイプです。
人との衝突や揉め事を割けようとする傾向が強いので、○○部長もおっしゃっていましたなど他者のアイデアを取り入れていることをアピールすると評価されやすい。
報告で押さえておくPoint
- 自分だけの意見ではなく他の人（上位者）の意見も取り入れていることを明示する
- 明らかに賛否両論がある場合、結論の決定を上司より上の人に提案する形で許可をもらう体にする
モニターエバリュエーター（監視役）
なぜそれをやる必要があるのかという根拠や必要性を重視するタイプ
報告難易度：☆☆☆☆
非常に冷静でストーリーの流れよりも根本的な必要性や根拠を重視するタイプです。
課題や現状を報告する場合は、論理的な流れだけでなく、考えの根拠に関する根拠や分析結果を数値で伝えることが必要。
報告で押さえておくPoint
- なぜする必要があるかの根拠が報告に含まれているか
- 課題が課題である理由を数値で説明できるか
- 検証結果やデータでおかしな点がある場合、その理由について説明できるか
インプリメンター（実行者）
与えられた業務を確実に遂行することにやりがいと感じるタイプ
報告難易度：☆☆☆
その課題が達成できるかできないかを重視するタイプです。
確実にできることが重要なので、難易度の高すぎることや新規性の高いものは好まない傾向が強い。
変化が必要なことを報告する場合は、時代の流れや他との比較をして最低限必要な変化であることを伝える必要があります。
報告で押さえておくPoint
- 達成できることが大事なのでアプローチ方法やスケジュールを伝える
- 達成できる見込みの根拠、時代の流れや必要性
リソースインベスティゲーター（調達係）
関係者を巻き込んで仕事をするのが得意なタイプ
報告難易度：☆☆
周りの協力を得るのが得意なタイプです。
ただし、このタイプの人は話が関係ないことに発散することも多いため、話し合いや報告の際は報告の目的をホワイトボードに書き出しておくなど本筋から逸れたときに話が戻せるようにしておくと良いです。
報告で押さえておくPoint
- 人当たりも良く誰かに協力することに抵抗がないので、気負わずに頻繁な報告をすると良い
- リソースインベスティゲーターを介して協力者を集める場合、後で話が違うと揉めないように「目的」と「ゴール」、「優先順位」について共有しておくことが大事
チームワーカー
チームや社内の和を大切にする温厚なタイプ
報告難易度：☆
和を以て貴しとなすタイプです。
必要であれば反対意見があっても業務を進めることができるが、チームワーカーの性質上、関係者のデメリットや反対意見を如何に軽減して協働できるかを評価する傾向にあります。
報告で押さえておくPoint
- 反対がある場合、お互いが納得できる点と納得できない点の境目を把握しておく
- 関係者の同意を取っていること、もしくは同意を取っていくプロセスを明示
コンプリーター・フィニッシャー（完璧主義者）
成果を得るためのリスクが気になるタイプ
報告難易度：☆☆☆☆
成功確率が高く良い成果を得られるとわかっていても、リスクや失敗が気になる石橋を叩いて歩くタイプです。
リスクを過剰に回避したいと感じるため、出来ていないことや失敗をネガティブに捉える傾向が強い。
報告で押さえておくPoint
- 長いスパンでの計画などはリスクを過剰に評価してしまうため、確実性の高いゴールを細かく設定しておく
- 出来ていないことに自分で気づくと、ネガティブな反対態勢に入るので、出来ていないことから先に報告し、リスクを把握していることが伝わるようにする
スペシャリスト（専門家）
特定の専門分野で突出した知識やスキルを持つタイプ
報告難易度：☆☆☆
同じ領域で何年も働いているベテランなど、専門性が高く○○についてはこの人に聞いた方がいいという暗黙の了解があるタイプ。自分の専門分野に関して知ったかぶりをされたり、勝手に話を進めてしまうと報告に支障が出る。話の本筋ではなくとも、自分の専門分野で間違った話が出ると、そこばかり修正し始めて話が進まなくなることが多い。
報告で押さえておくPoint
- その人の専門分野について過度に断定したり主張をしていないか
- 基本的に専門分野に関しては提案のスタンスで意見を求めたり、協力を仰ぐスタンスで報告や提案を行った方がいい
評価される報告には相手のタイプ理解が必要
いかがだったでしょうか。
多くの社会人は、誰が相手だとしても同じように報告することの方が多いです。
でもだからこそ、同じ内容でも相手によって報告の仕方を変えるだけでも他の人との差別化を図ることができます。
また、自分の判断基準に適した報告をしてくれる部下というのは、上司にとってもありがたいですし「こいつわかっているな」と感じてもらえます。
ちなみに人間は自分と価値観や考え方が近い人を好む傾向にあるので、上司からの信頼が厚くなればなるほど会社での立ち振る舞いが楽になるというメリットもあります。
毎回の報告で意識するのは難しいかもしれませんが、コツさえ掴めばあとは自然とできるようになるので、ぜひ明日からの上司のタイプを意識した報告を心掛けてみてください！
